Conjunto de documentos físicos e digitais que o condomínio deve manter organizados e acessíveis: convenção, regimento, atas, prestações de contas, contratos vigentes, certidões, AVCB, plantas, laudos técnicos, registros de funcionários, processos judiciais.

Detalhes

A guarda é responsabilidade do síndico durante o mandato. Na transição entre gestões, o termo de posse costuma inventariar os documentos transferidos.

Prazos mínimos de retenção variam: documentos trabalhistas (até 30 anos para alguns), contábeis (5 anos pela legislação tributária), atas e convenções (permanentes), contratos rescindidos (10 anos para casos de eventual ação). Após cumprido o prazo, documentos podem ser descartados com segurança ou digitalizados.

Manter o acervo digital, com backup, reduz risco de perda e facilita auditoria e prestação de contas.

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